Les organisateurs d’événements ont été confrontés à de nombreuses questions concernant la mise en place de mesures de sécurité et de santé publique pour accueillir des événements locaux pendant la crise de la COVID-19. Vérifions les règles annoncées par le gouvernement portugais.
Dans ce billet de blog, nous cherchons à réunir les principales lignes directrices annoncées au journal officiel Diário da República, dépêche 7900-A / 2020 (12 août) qui « définit l’interprétation des principes et lignes directrices applicables à la tenue d’événements d’entreprise ».
Elle présente les règles à appliquer à tous les événements d’entreprise, ainsi que les règles spécifiques (mais applicables de manière cumulative) pour les différents types d’événements d’entreprise.
Les événements d’entreprise y sont décrits comme des « réunions, congrès, expositions et foires commerciales ou artisanales, séminaires, conférences ou événements similaires, organisés par des organismes publics ou privés, destinés à des membres de l’organisation ou des employés ou ouverts au public ou aux autres ».
Dans le cas des événements d’entreprise, les règles énoncées impliquent 4 mesures principales :
(1) Un plan d’urgence de lutte contre la COVID-19 (pour chaque espace extérieur ou fermé) et la (2) mise en place de mesures d’ accès et de déplacement :
- Obligation de définir des circuits spécifiques d’entrée et de sortie (en utilisant des portes ou des entrées séparées) ;
- Veiller à ce que les personnes ne restent sur place que le temps strictement nécessaire ;
- Éviter, autant que possible, tout contact physique lié à l’utilisation de produits ou équipements (par exemple, l’achat au préalable de billets par voie électronique et les paiements sans contact doivent être privilégiés).
(3) Un plan de nettoyage et d’assainissement des différents espaces de l’événement qui doit garantir :
- La mise à disposition de solutions désinfectantes pour la peau, destinées au personnel et aux participants, au niveau de toutes les entrées et sorties et des lieux d’exposition, ainsi que dans les espaces intérieurs, dans des endroits appropriés pour la désinfection ;
- Le nettoyage et la désinfection périodiques des espaces, équipements, objets et surfaces, lorsqu’il existe un contact intense ;
- Le nettoyage et la désinfection de l’équipement, avant et après chaque utilisation ou interaction des participants, tels que les objets, surfaces, produits et autres ustensiles ;
- Les stations-service ou les stands doivent, de préférence, être équipés de barrières de protection ;
- L’entretien des systèmes de ventilation doit être assuré, le cas échéant, en s’assurant que leur fonctionnement est effectué sans recirculation de l’air ;
- Le contrôle des accès publics, conformément aux dispositions des numéros précédents ;
- L’absence de surveillance des accès publics, afin d’éviter, dans la mesure du possible, la concentration de personnes à l’entrée des espaces ou des lieux d’exposition.
(4) L’utilisation d’un masque ou d’une visière est obligatoire pour tous les membres du personnel, participants ou tiers lorsqu’ils se trouvent dans des espaces fermés, sauf au moment où ils parlent ou mangent ;
Des règles cumulatives pour différents types d’événements d’entreprise sont également spécifiées pour compléter les lignes directrices et principes décrits ci-dessus.
Dans le cas des expositions et des foires commerciales, les mécanismes de contrôle des accès doivent également être garantis et les organisateurs doivent appliquer la « règle d’occupation maximale de 0,05 personne par mètre carré de surface, excepté les organisateurs et autres personnes affectés à l’organisation ».
La distanciation sociale doit également être assurée, notamment au niveau des files d’attente ou dans des zones de plus grande concentration du public. « une distance minimale de deux mètres entre les personnes doit être respectée ».
Dans le cas « des conférences, séminaires, débats ou similaires, tenus dans des lieux présentant les caractéristiques d’un auditorium, d’une salle de concert, d’un amphithéâtre, d’une salle de congrès ou similaire », des règles spécifiques en matière de distribution de l’espace doivent être énoncées.
- « L’occupation des places assises doit respecter un espacement entre les personnes qui n’habitent pas ensemble, la rangée précédente et la rangée suivante étant occupées par des sièges différents ». Dans le cas d’espaces comportant une scène, il est nécessaire de garantir la distance minimale de deux mètres entre la scène et la première rangée du public. De même, les personnes présentes sur scène doivent respecter une distance entre elles.
Si ces conférences, séminaires, débats ou autre événement similaire ont lieu à l’extérieur, il est recommandé de prévoir des sièges sur place et, si possible, de les identifier. La distance entre les spectateurs doit respecter la règle des deux mètres. Pour ce type d’événement, dès lors qu’il existe une scène, il est également nécessaire de garantir une distance minimum de deux mètres entre la scène et la première rangée du public.
Dans le cadre d’événements organisés en extérieur, les visiteurs doivent, de préférence, être assis. Autres événements d’entreprise organisés dans des espaces extérieurs ou intérieurs :
- Pour chaque espace extérieur ou intérieur, un plan d’urgence de lutte contre la COVID-19 doit être défini et contenir une procédure opérationnelle sur les mesures à prendre en cas d’infection, de symptômes ou de contact avec un cas confirmé de COVID-19 ;
- Des mesures d’accès et de circulation liées à l’accès dans des espaces ou lieux d’exposition doivent être mises en place, afin d’éviter une concentration excessive de personnes, que ce soit à l’intérieur ou à l’entrée ;
- Un plan de nettoyage et de désinfection des lieux et des espaces doit être défini.
Les événements d’entreprise organisés dans d’autres types de lieux doivent être précédés d’une évaluation des risques par les autorités sanitaires locales afin de déterminer la viabilité et les conditions de leur tenue.
À noter également qu’en ce qui concerne les « zones de consommation de boissons et de nourriture intégrées dans le cadre d’événements d’entreprise », les règles suivantes doivent être respectées :
- La règle d’occupation maximale de 10 personnes par table doit être observée ;
- Toutes les règles et instructions définies par la DGS [Direction générale de la Santé] pour le secteur de la restauration doivent également être observées.
Pour finir, et concernant les heures d’ouverture des établissements (Ordonnance n ° 8998-D / 2020, relative à la situation d’urgence sur l’ensemble du territoire national continental, prenant effet à compter du 15 septembre 2020 à minuit), les règles suivantes doivent être prises en compte :
- Dès lors qu’aucune délibération n’est prise par la municipalité pour restreindre les heures de fermeture, les établissements peuvent fermer à l’heure habituelle, à savoir 23h ;
- Dans le cas des municipalités au sein desquelles des horaires contraignants ont été fixés, ladite limitation devra être respectée, pour autant qu’elle s’inscrit dans l’intervalle situé entre 20h et 23h ;
- En ce qui concerne les établissements exerçant des activités liées à la restauration, à savoir les cafés et les pâtisseries, ils peuvent rester ouverts jusqu’à 01h, mais ne peuvent accepter aucun client au-delà de minuit ;
- Les restaurants et bars situés dans des établissements touristiques, à savoir des hôtels, lorsqu’il est question de service aux clients ou des clients d’autres services des entreprises en question, même s’ils sont situés dans un rayon de 300 mètres d’un établissement d’enseignement, ne sont pas concernés par l’interdiction de réunion de plus de quatre personnes jusqu’à 20h les jours ouvrables ; toutefois, les groupes de plus de 10 personnes ne sont pas autorisés à rester dans ce type d’établissement (sauf s’ils vivent ensemble).
Note : la lecture de cet article doit être considérée comme complémentaire et ne dispense pas la lecture de l’ ordonnance 7900-A / 2020, signée par le ministère de l’Économie et de la Transition numérique, publiée au journal officiel Diário da República (DR).
