CONGRÈS SCIENTIFIQUES
beamian gère votre congrès comme un service unique et coordonné : le site public d’inscription, la facturation des participants et des institutions, le hardware de check-in et de contrôle d’accès, une app événement personnalisée avec agendas individuels, profils des intervenants, Q&A en direct et zone de posters digitale, la gestion des places assises et le support technique sur site. Le tout par une seule équipe, pour que rien ne se perde entre les systèmes.
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seul partenaire technologique pour tout votre congrès, du début à la fin
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de la facturation des participants et des institutions gérée par notre secrétariat
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tableur ni réconciliation manuelle entre inscriptions, accès, agenda et posters
Un congrès scientifique n’est pas un événement. C’est cinq événements en même temps.
L’inscription et la facturation de milliers de participants et d’institutions. Des sessions parallèles avec des salles à capacité limitée. Des centaines, parfois des milliers, de posters scientifiques à organiser, exposer et connecter au bon public. Des présences à certifier pour les crédits de formation continue. Et un agenda si complexe qu’aucun participant ne peut le construire de tête.
La plupart des organisateurs s’en sortent en assemblant cinq outils différents : une plateforme d’inscription, un système de facturation, une app événement, du hardware de contrôle d’accès et un tableur pour les posters. Chaque passage de relais entre outils est là où les choses cassent : un paiement qui ne se synchronise pas, une limite de capacité que personne ne fait respecter, un poster sans les informations de l’auteur. beamian remplace l’assemblage par une seule équipe et un seul système, de la première inscription au rapport final.
Comment ça marche
Une solution coordonnée, de l’inscription au rapport final.
PARTICIPANT
Une inscription, un badge, un agenda construit pour lui.
Les participants s’inscrivent via un formulaire intégré au site public du congrès et reçoivent leur badge en quelques secondes au check-in. Tout au long du congrès, ce badge donne accès aux sessions auxquelles ils sont inscrits, tandis que l’app leur permet de gérer leur programme personnel et de soumettre des questions aux modérateurs, directement depuis leur téléphone.
POSTERS
Des posters scientifiques faciles à trouver, connectés au bon public.
Chaque poster est enregistré dans le système, exposé dans une zone de posters digitale dédiée dans l’app événement et relié à son auteur. Les participants parcourent les posters par domaine scientifique, trouvent ceux qui les concernent et entrent directement en contact avec les présentateurs.
ORGANISATEUR
Une seule équipe responsable de toute l’opération.
beamian configure et opère la solution complète : site public d’inscription, facturation des participants et des entités, hardware de check-in, contrôle d’accès aux sessions, infrastructure de la zone de posters et support technique sur site pendant tout le congrès. À la fin, un rapport démographique complet : profils des participants, répartition par domaine scientifique et classement, prêt pour les financeurs et les parties prenantes.
Ce qui nous distingue
Un seul partenaire, toute la stack
Site public d’inscription, facturation des participants et des institutions, hardware de check-in, contrôle d’accès, app événement, zone de posters, équipe technique sur site. beamian configure et opère l’ensemble comme une solution coordonnée. Pas de passages de relais entre prestataires, pas de zones grises où la responsabilité se perd.
La facturation externalisée de bout en bout
Les paiements d’inscription et la facturation avec chaque participant et chaque entité participante, gérés par notre secrétariat du début à la fin. L’une des parties les plus chronophages de l’organisation d’un congrès, entièrement retirée des épaules de votre équipe.
Une gestion des posters centralisée, physique et digitale
Chaque poster enregistré, relié à son auteur et à son domaine scientifique, et consultable dans une zone digitale dédiée de l’app événement. beamian installe et gère l’équipement physique d’ePosters sur site. Un système, au lieu d’un tableur et d’un couloir.
Un agenda construit autour de chaque participant
« Mon Agenda » dans l’app événement combine automatiquement les sessions de chaque participant, ses posters enregistrés et ses rendez-vous programmés. Pas de planification manuelle, pas de programmes imprimés à consulter.
Chaque intervenant, une page
Chaque intervenant dispose d’un profil dédié dans l’app événement, photo, bio, affiliation et toutes les sessions auxquelles il participe, reliées au programme. Les intervenants obtiennent la visibilité que leur travail mérite.
Un Q&A en direct qui fait avancer les tables rondes
Pendant les tables rondes et les sessions, les participants soumettent leurs questions depuis l’app événement. Le modérateur les voit en temps réel, les filtre et choisit les meilleures. Pas de micros baladeurs, pas de files d’attente et les voix plus discrètes se font entendre aussi.
Des places assises planifiées avant que quiconque n’entre
Pour les sessions plénières, les cérémonies et les dîners de gala, les places sont attribuées à l’avance dans le système. À la porte, quand le badge est validé pour l’accès, l’hôte voit la place associée à chaque participant et l’y conduit. Protocole, délégations et tables organisés sans confusion à l’entrée.
ENCONTRO CIÊNCIA : un congrès national, entièrement géré de bout en bout
Organisé par la Fundação para a Ciência e Tecnologia (FCT), le congrès national de la science au Portugal.
L’ÉCHELLE
3 000+ participants · 1 000+ avec un poster scientifique · 3 jours de sessions parallèles
Chaque participant inscrit via un formulaire intégré au site public du congrès, entièrement géré par le secrétariat de beamian.
LA SOLUTION
La stack complète, sur site
Hardware de check-in complet pour l’accréditation, contrôle d’accès aux sessions et aux salles, app événement dédiée avec zone de posters, agenda personnalisé (« Mon Agenda ») et prise de rendez-vous, plus l’équipement physique d’ePosters installé et géré pour plus de 1 000 posters, entièrement intégré au reste de la solution.
LE RÉSULTAT
Au-delà des chiffres de fréquentation
À la fin du congrès, la FCT a reçu une analyse démographique complète de tous les participants, incluant la répartition et le classement par domaine scientifique. Des données qui vont bien au-delà des chiffres de présence.
Témoignage
”Lors des congrès scientifiques, la précision et le respect des horaires sont critiques. L'intégration des solutions de beamian nous a permis d'automatiser le contrôle d'accès aux sessions et d'organiser la consultation des ePosters de manière très fluide. Disposer d'une technologie fiable sur le terrain et d'une équipe de support disponible nous a apporté la stabilité opérationnelle nécessaire pour gérer l'événement sans heurt.
Jorge Cabral de OliveiraChief Enthusiastic Officer, Active Media
Foire aux questions
Avons-nous besoin de notre propre plateforme d'inscription, ou beamian peut-il gérer tout le processus ?
beamian peut gérer l’ensemble du processus : formulaire d’inscription intégré à votre site public, paiement et facturation avec chaque participant et chaque entité participante via notre service de secrétariat. Si vous avez déjà une plateforme, nous pouvons aussi nous y intégrer vous choisissez le niveau de service dont vous avez besoin.
Comment fonctionne le contrôle d'accès avec des sessions parallèles et des salles à capacité limitée ?
Chaque session a une capacité enregistrée. Le badge est validé à l’entrée de la salle en temps réel et le système fait respecter la limite automatiquement. Pas de comptages manuels, pas de salles en surréservation. La présence est enregistrée automatiquement à des fins de certification.
Comment fonctionne la gestion des posters pour des événements avec des centaines ou des milliers de posters ?
Chaque poster est enregistré dans le système et relié à son auteur et à son domaine scientifique. beamian installe et gère l’équipement physique d’ePosters sur site, et la zone de posters digitale de l’app événement permet aux participants de parcourir et de trouver les posters pertinents, en pleine intégration avec les données d’inscription et d’accès.
beamian peut-il émettre des certificats de présence pour les crédits de formation continue ?
Oui. L’accès aux sessions est enregistré automatiquement via le badge, ce qui donne aux organisateurs un relevé de présence précis par participant et par session. La base pour émettre la certification sans réconciliation manuelle.
Que reçoit l'organisateur après le congrès ?
Un rapport démographique complet : profils des participants, répartition par domaine scientifique et classement au-delà des simples comptages de présence. C’est le type de données que les institutions utilisent pour rendre compte aux financeurs et justifier les prochaines éditions.
Comment fonctionne le Q&A du public pendant les tables rondes ?
Les participants soumettent leurs questions depuis l’app événement pendant la session. Les questions arrivent dans une vue de modération où le modérateur (ou un membre désigné de l’organisation) les examine, les filtre et sélectionne celles à porter au panel. Rien n’apparaît sur scène sans modération.
Qui installe et opère tout cet équipement sur site ?
L’équipe de beamian elle-même : hardware de check-in, contrôle d’accès et infrastructure d’ePosters sont installés, configurés et opérés sur site par nous, pendant toute la durée du congrès.
Comment les données des participants sont-elles traitées (RGPD) ?
Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), beamian S.A. agit en tant que sous-traitant pour les données personnelles des participants, en traitant les informations de manière sécurisée et strictement selon les instructions de l’organisateur de l’événement (qui agit en tant que responsable du traitement). Nous garantissons que notre plateforme est conçue pour que la collecte et la gestion des données soient effectuées de manière licite, transparente et limitée aux finalités spécifiques de chaque service. Pour plus de détails, consultez nos politiques légales.
