Favoriser l’engagement des participants constitue déjà un défi lors d’événements présentiels ; vous devez vous demander comment faire pour passer à un contexte en ligne tout en maintenant les participants impliqués. Malgré les nombreuses possibilités de navigation sur internet visant à attirer l’attention des participants, il existe de bons conseils pouvant vous aider à améliorer l’expérience et l’engagement des participants. Passons en revue les 8 meilleurs conseils pour organiser un événement virtuel avec des niveaux d’engagement élevés.
Les événements virtuels ont connu une grande croissance tout au long de l’année 2020 en raison de la pandémie de COVID-19 qui a touché le monde entier. De nombreux chefs de file de l’industrie et organisateurs d’événements n’ont eu d’autre choix que d’adapter leurs nombreux événements à des contextes virtuels et hybrides, étant donné la capacité restreinte dans des contextes sociaux et les mesures de confinement obligatoires.
Comment rivaliser avec les nombreux onglets de distraction, tels que les boîtes de réception complètes, les flux sociaux ou les pop-ups d’achat en ligne accessibles en un seul clic ?
Avant de répondre à cette question et de passer aux choses sérieuses, vous devez connaître un fait important pour vous sentir plus en confiance à partir de maintenant :
Des études ont montré que 47 % des participants sont plus enclins à poser une question lors d'un événement virtuel et que 37 % sont plus enclins à agir lors d'un événement virtuel que lors d'un événement présentiel.
Maintenant que vous savez qu’il est possible d’ améliorer l’engagement des participants, passons en revue des opportunités exploitables :
1. Offrez un contenu attrayant
Passer en mode virtuel revient à organiser un contenu attrayant destiné aux participants, visant à attirer leur attention sur ce qui compte vraiment lors de l’événement virtuel et capable de supprimer d’autres distractions sur Internet.
2. Investissez dans la qualité de la production
Bien… vous n’avez jamais eu la moindre intention de négliger l’aspect et la convivialité du lieu de l’événement, n’est-ce pas ? Pourquoi le feriez-vous pour un événement en ligne ? Il est important de compter sur la qualité de votre production quel que soit le contexte de l’événement. Si vous ne disposez pas de stands physiques, vous devez garantir une expérience entièrement personnalisée dans vos stands virtuels. Si vous n’avez pas la possibilité de vous connecter en face à face, optimisez votre expérience virtuelle grâce à des salles de réunion attrayantes. Et bien sûr, choisissez une plateforme de gestion d’événements virtuels capable de vous offrir une excellente qualité vidéo et des outils de networking innovants.
3. Favorisez les interactions en temps réel
Permettez aux participants de poser des questions et apportez des réponses au cours de l’événement. Si vous proposez un contenu de qualité, les participants auront des questions et souhaiteront obtenir des réponses de la part des exposants. Intégrez des séances de questions / réponses en direct comme vous le feriez lors d’une réunion physique.
Grâce à l’application beamian pour les exposants et les visiteurs, vous pourrez gérer les interactions réelles pendant l’événement, telles que les sondages en direct. Il est essentiel de disposer d’une application mobile d’événement pour s’engager fortement et recueillir des données sur le taux de participation et l’engagement lors des sessions. Tirez-vous le meilleur parti des meilleurs outils de capture de leads pour les événements présentiels, hybrides et virtuels ?
Une autre option consisterait à obtenir des réponses aux sondages après chaque séance ou mesurer la probabilité que votre public fasse référence aux exposants – via une enquête NPS. L’application est, non seulement, un excellent outil d’engagement suscité par l’événement, mais permet également de recueillir des données relatives à l’événement importantes.
4. Créez une base de connaissance pour votre événement virtuel
De la même manière que vous n’êtes pas habitué à organiser des événements virtuels, les participants peuvent également avoir leurs propres questions et inquiétudes sur la manière de tirer le meilleur parti des événements en ligne. Proposer une page spécifique consacrée aux FAQ, regroupant les informations importantes et orientant l’expérience des participants, n’est donc pas une mauvaise idée.
Conseil important : allez plus loin et poussez la réflexion au-delà du guide écrit habituel et faites plutôt une vidéo.
5. Tirez parti des outils de networking en ligne
Mesurer le retour sur investissement d’un événement virtuel deviendra indispensable et la volonté de fournir des informations dans le cadre des processus d’inscription en ligne transforme les événements en ligne en un moyen efficace d’augmenter le succès de votre événement. De même, il s’avère essentiel de disposer d’ outils de chat et vidéo engageants,donnant aux participants la possibilité de se connecter avec d’autres pairs et exposants de la manière la plus efficace. Et la bonne nouvelle est que les résultats de ces interactions seront convertis en informations sur les événements.
6. Proposez des séances auxquelles il est possible de prendre part à tout moment
Être assis sur une chaise toute la journée et regarder des webinaires peut devenir ennuyeux, n’est-ce pas ? Étant donné qu’il est devenu plus facile pour les participants de regarder des séances spécifiques au moment qui leur convient le mieux, plutôt qu’à une heure de diffusion programmée, les séances à la demande peuvent constituer une option viable. De plus, avec la mondialisation, lorsque vous hébergez un webinaire ou une autre session en temps réel, aucun fuseau horaire ne conviendra à toutes les zones géographiques. Par conséquent, si votre stratégie vise à cibler un public plus large, vous devriez suivre ce conseil.
7. Proposez des séances plus courtes
L’engagement des participants lors d’événements virtuels ou de sessions diffusées en direct se produit de manière complètement différente de celle des événements présentiels. Assister à un événement présentiel qui intègre de la musique, des performances et des discours inspirants constitue une expérience complètement différente de celle qui consiste à rester assis sur une chaise chez vous. Les événements virtuels semblent plus longs et les participants sont plus tentés d’abandonner lorsqu’il s’agit d’un événement en ligne. C’est pourquoi la durée de votre session doit également changer – elle doit être plus courte, dynamique et aller à l’essentiel.
8. Tirez le meilleur parti de la ludification
Ayez recours à une application de ludification d’événements numériques lors de votre événement virtuel pour mobiliser les participants, modifier leur comportement et atteindre les objectifs fixés pour l’événement. Vous pouvez les amener à entrer en contact avec les exposants, créer un réseau avec d’autres pairs ou participer à des sondages pour les impliquer et marquer des points. Après tout, tout le monde aime gagner.
Acquérir la capacité de maintenir les participants impliqués lors d’événements virtuels revient à sortir des sentiers battus. Vous ne devez pas y voir une version simplifiée des événements présentiels. En bref, des contextes d’événements différents demandent des stratégies d’engagement complètement différentes et de vous mettre à la place des participants.
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