L’entrée des participants à un événement ne doit pas être un moment où les files d’attente s’étirent pendant de longues minutes, entraînant le mécontentement des participants et l’inquiétude des organisateurs.
La technologie beamian donne aux organisateurs d’événements la possibilité de gérer et de contrôler les différentes phases d’un événement sur la base de l’identification de tous les participants. Avec un simple système d’enregistrement sur dispositif mobile, les entrées sont validées et les données d’enregistrement de chaque participant sont associées à leur smartbadge (ou autre objet d’identification tel qu’un bracelet, une carte de visite d’événement, etc.)
La technologie et la préparation adéquate de l’espace et de la communication au moment de l’enregistrement augmentent l’efficacité et la rapidité du processus d’entrée des participants à l’événement. Comment ? Nous vous laissons avec 7 conseils pour améliorer l’efficacité de l’enregistrement lors d’événements, qui peuvent être facilement mis en œuvre par l’organisation.
1) Pré-événement : un courrier électronique d'enregistrement
Il est important d’informer les participants de l’horaire d’enregistrement et de son déroulement.
Une bonne communication lève toute incertitude quant à l’heure de début de l’événement et peut être faite par simple courrier électronique envoyé quelques jours, voire quelques heures, avant l’événement, et comprenant tous les détails nécessaires.
Ce courrier électronique peut indiquer les heures d’ouverture de l’enregistrement, l’emplacement où il se tient et les données ou documents nécessaires, tel qu’un code QR (préalablement envoyé dans le courrier électronique) ou un billet.
S’il existe une application d’événement, il est également possible d’utiliser le courrier électronique pour rappeler aux participants de télécharger l’application. Pour susciter l’engagement des participants, vous pouvez récompenser ceux qui auront téléchargé l’application dans un délai déterminé en leur offrant des crédits de consommation ou d’autres récompenses. C’est à vous de décider !
2) Personnel : réunion d’information
Même si une technologie d’identification est utilisée lors du processus d’enregistrement de votre événement, une présence humaine sera toutefois nécessaire pour conclure cette étape. Il est donc essentiel de bien préparer le personnel, notamment à travers une réunion d’information portant sur l’utilisation de la technologie. La réunion en personne peut être complétée par une démonstration de l’application d’enregistrement afin que l’équipe en charge de cette étape puisse se familiariser avec la technologie / l’application.
Il convient également de former le personnel en matière de communication. Cela implique de comprendre le type de langage à utiliser avec les participants et d’être en mesure de répondre aux questions les plus courantes.
3) Espace et communication
La communication et la signalisation sur le lieu de l’événement sont très importantes pour situer les participants dès leur arrivée et sont également utiles pour leur montrer le chemin jusqu’à la zone d’enregistrement.
Des plans de localisation affichés sur des écrans ou des affiches permettent aux participants de savoir où ils se trouvent et de découvrir l’emplacement d’autres points d’intérêt.
Il est également important d’indiquer correctement la zone d’enregistrement lorsqu’il existe différentes files d’attente en fonction de la catégorie de billet. Une bonne communication et un système de files d’attente garantissent une zone d’enregistrement organisée et évitent une perte de temps, en guidant les visiteurs et leur évitant une attente inutile dans les mauvaises files d’attente.
4) Technologie permettant un enregistrement plus rapide
La technologie d’identification augmente la sécurité et accélère le processus d’enregistrement lors d’événements. Comment ?
Les participants s’étant déjà inscrits à l’événement (de préférence en ligne) n’ont plus qu’à présenter le billet / code QR envoyé par courrier électronique ou à donner leur nom dans la zone d’enregistrement. Le personnel chargé de l’enregistrement valide l’inscription des participants via l’application d’enregistrement beamian et associe chaque participant à un badge intelligent unique en quelques secondes.
Chaque participant est identifié par un simple contact entre le badge intelligent (il peut s’agir d’un identifiant d’événement doté d’une petite puce) et l’appareil mobile. Cette identification élimine la possibilité de contrefaçon de billets.
Cet enregistrement électronique élimine l’utilisation de papier, accélère les entrées sur le lieu de l’événement et élimine la contrefaçon de billets, tout en améliorant la gestion des événements et en augmentant le contrôle sur le nombre d’entrées et de sorties, le nombre de visiteurs, le temps de la visite, etc.
5) Bornes d'enregistrement automatique
La borne d’enregistrement automatique, comme son nom l’indique, permet aux participants de s’enregistrer eux-mêmes lors d’un événement, sans avoir à attendre dans les files d’attente d’enregistrement traditionnelles.
Un plus grand nombre de bornes d’ enregistrement automatique signifie davantage de points de contrôle, en plus des points de contrôle traditionnels, ce qui accélère les entrées et évite des files d’attente trop longues, offrant aux participants la possibilité de le faire eux-mêmes.
6) Intégration des données d'enregistrement à l’aide de la plateforme de gestion d'événements
La plateforme de gestion d’événements beamian intègre les données des différentes phases d’un événement, allant du formulaire en ligne aux questionnaires d’évaluation et à la communication post-événement, en passant par la génération du code d’identification, l’accréditation, l’enregistrement, les consommations de nourriture / boissons et le contrôle d’accès aux différents espaces, entre autres processus. La migration des données entre différents systèmes n’est alors plus nécessaire.
L’intégration des données rend le processus d’enregistrement plus efficace car elle permet à l’organisateur de :
- Valider les entrées des participants déjà inscrits en ligne, à travers la simple lecture des codes QR ou la recherche de leur nom ;
- Imprimer le nom du participant sur les étiquettes des badges d’identification ;
- Associer le badge du participant à ses données d’inscription ;
- Contrôler les entrées et les sorties.
Cette capacité à intégrer les données dans un système unique permet, avant tout, de rendre le processus d’enregistrement de votre événement plus sûr et efficace.
7) Données post-événement
Outre l’avantage de connaître, en temps réel, le nombre d’entrées et de sorties, l’analyse post-événement des données d’enregistrement et de sortie peut être importante pour déduire des informations générales sur l’événement et soutenir des stratégies et décisions futures.
La durée moyenne de la visite, les heures de plus grande affluence, le nombre de participants par jour ou par heure, entre autres données, peuvent être utilisés pour améliorer l’organisation d’événements futurs.
Le type de données à collecter peut être adapté aux objectifs spécifiques de chaque organisateur et ces données peuvent être extraites avec la solution beamian dans tout type d’événement.
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