Contrôle d’accès : moins de papier, plus d’informations

Gérer et contrôler les participants de manière plus efficace et obtenir des résultats mesurables afin de mieux comprendre ce qui se passe lors des événements

La gestion des participants et de l’espace lors des événements d’entreprise et de marque bénéficie de l’innovation technologique et des nouvelles technologies d’identification qui améliorent l’expérience des participants. Cela se produit grâce à l’élimination des moments les moins agréables, comme l’attente dans les files d’attente, mais aussi grâce à la capacité de fournir aux organisateurs d’événements un ensemble de données structurées importantes pour évaluer le succès de l’événement, ce qui permet d’accroître les améliorations après chaque édition.

La plateforme beamian fournit aux gestionnaires d’événements un outil permettant de gérer tous les participants, de l’inscription à l’événement, en passant par l’envoi massif de messages aux participants, le contrôle d’accès et la présence, la gestion de la capacité des espaces et des activités, la délivrance de certificats de présence et l’envoi de questionnaires de satisfaction, entre autres fonctionnalités.

Le 13e Congrès de la pharmacie, qui a eu lieu cette année au Centre des congrès de Lisbonne, a compté des milliers de professionnels dans la région, tous identifiés par des smartbadges pour une gestion et un contrôle plus efficaces dans la zone d’enregistrement et dans l’accès aux différentes sessions et conférences.

Outre le contrôle et la vue en temps réel du nombre de participants par zone / séance, il est également possible de restreindre l’accès et, par conséquent, de limiter le nombre de places disponibles dans certaines zones lorsqu’il est question de séances exclusives.

La semaine dernière, beamian a participé, en tant que partenaire technologique, au Digital Marketing Bootcamp organisé par la Chambre de commerce et d’industrie portugaise (CCIP), par le biais d’un système d’enregistrement automatique (voir comment optimiser votre enregistrement), d’une accréditation intelligente et d’un contrôle d’accès des participants aux différentes séances parallèles, ce qui a permis aux organisateurs de maximiser la gestion de l’espace.

Les organisateurs ont entre leurs mains un outil unique pour gérer les participants, d’une manière non-intrusive pour leur expérience : l’utilisation d’identifiants physiques qui s’étendent comme partie intégrante de l’expérience ! L’identifiant physique peut être un bracelet, un badge, une carte, ou tout autre élément convenant le mieux à un événement particulier, avec lequel les participants peuvent enregistrer leurs interactions.

L’enregistrement des interactions signifie, en d’autres termes, que les organisateurs peuvent accéder, en temps réel, au nombre d’enregistrements dès lors effectués, au nombre de participants aux conférences ou séances, au nombre de contacts partagés et à d’autres interactions enregistrées électroniquement via le badge intelligent. Toutes ces interactions sont collectées via le système beamian afin de permettre à l’organisateur, au terme de l’événement, de mieux comprendre la portée et la performance de cet événement particulier.

Les enquêtes de satisfaction concernant l’expérience des participants constituent un exemple de stratégie de collecte de données pouvant être mise en œuvre grâce à la technologie, non seulement pour éliminer l’utilisation conventionnelle du papier, mais aussi pour simplifier la manière dont les participants répondent. À l’occasion de l’événement Open Source, organisé par Syone, les participants ont rempli l’enquête de satisfaction de manière plus confortable et ludique, en accédant au questionnaire via un code QR.

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