Après avoir élaboré une stratégie d’inscription à l’événement réussie et rapide, il convient d’en faire de même pour le check-in. En tant qu’organisateur d’événements, vous êtes également responsable du contrôle et de la gestion de la foule lors de votre événement. Dans cet article, nous allons vous montrer comment gérer ces processus liés aux événements, de manière intégrée et innovante à la fois.
Comme nous l’avons déjà mentionné sur notre blog, vous devez garder à l’esprit que les inscriptions et les check-ins représentent la toute première impression perçue par les participants à propos de votre événement. Votre objectif est donc de faire bonne impression dès le début. Par conséquent, rendre l’epérience des participants aussi simple et agréable que possible s’avère essentiel.
Si vous organisez un événement présentiel ou hybride, sachez que votre événement a commencé au moment où les participants se présentent à l’entrée. Et l’expérience de check-in des invités à l’événement que vous proposez doit être efficace, refléter l’image de marque de votre événement et ne pas être traitée comme une simple étape logistique. Gardez toujours à l’esprit qu’une bonne première impression subsistera tout au long de l’événement.
Voici quelques conseils qui simplifieront les processus de check-in et de contrôle du taux d’occupation grâce à une utilisation optimale des outils de check-in :
1. Mettez votre système de check-in à disposition sur une plateforme intégrée de gestion des événements
Une manière de numériser l’expérience de check-in des participants consiste à intégrer votre logiciel de gestion des événements (EMS) à votre logiciel de check-in. De cette manière, vous garantissez un processus simple et agréable dès l’arrivée des participants sur place. Nous vous conseillons d’envisager une plateforme de gestion des événements dotée de fonctionnalités de check-in natives.
2. Passez en mode sans support papier et sans contact
Avec toutes les avancées technologiques de l’industrie de l’événementiel, et sachant que les événements durables reposent sur des interactions sans contact et sans support papier, proposer un check-in ayant recours à du papier et un stylo ne fait pas bonne impression. Il s’avère inefficace, obsolète, non durable et ne contribue pas à la sécurité de votre événement. Si vous prévoyez d’organiser des événements présentiels ou hybrides en 2021, découvrez comment gérer des événements présentiels dans un environnement sûr.
Un moyen simple de se passer du papier et du contact consiste à offrir aux participants la possibilité de s’inscrire via leurs propres appareils, par exemple grâce à une application d’événements. En effet, les événements seront à l’avenir hybrides, reposeront sur les données et bénéficieront de plus en plus de la numérisation des processus.
3. Pensez à envoyer un courrier électronique intitulé “Comment procéder au check-in”
Le fait d’envoyer une communication claire concernant le processus de check-in sera essentiel pour garantir une expérience de check-in agréable. Pourquoi ne pas envoyer un courrier électronique avec une explication claire concernant le processus quelques jours avant l’événement ?
Si vous décrivez les instructions à l’avance, les participants sauront facilement ce qu’ils doivent faire pour participer à votre événement. Après tout, plus d’informations signifient moins d’événements imprévus.
4. Utilisez une plateforme de gestion des événements vous permettant de gérer vos limites de fréquentation en temps réel
Votre plateforme de gestion des événements intègre-elle un outil de contrôle de la fréquentation en temps réel ? Respectez les mesures de distanciation sociale imposées par le gouvernement en raison de la COVID-19 et protégez vos participants et votre personnel en contrôlant le taux d’occupation en temps réel.
Si vous n’organisez pas d’événement, mais que vous devez suivre et gérer le trafic de visiteurs entrants à travers la technologie numérique, découvrez notre application de suivi de l’occupation .
5. Étendez le check-in à des sessions d’événements spécifiques
Étant donné que votre logiciel de gestion d’événements offre à vos participants la possibilité de s’enregistrer de manière autonome, votre application d’événements doit simultanément vous fournir des informations en temps réel sur le nombre de personnes ayant réellement pris part à votre événement par rapport au nombre de personnes qui s’y sont inscrites. Il en va de même pour les sessions d’événements spécifiques.
Disposer de ces données s’avèrera très utile pour les futurs événements, notamment lorsqu’il est question de définir le contenu de l’événement ou de choisir les bons exposants.
6. Créez un flux de check-in logique sur site pour les événements présentiels et hybrides
La numérisation de votre processus de check-in grâce à la technologie de l’événementiel est cruciale pour réduire les longues files d’attente, et donc les mouvements de foule. Mais il existe également d’autres conseils pouvant contribuer directement à un processus d’enregistrement intuitif.
Par exemple, vous devez organiser l’espace de manière à ce que les participants sachent exactement où se rendre pour s’enregistrer. Essayez d’utiliser la signalisation à cette fin, mais aussi de mettre en œuvre une progression logique du flux de check-in avec l’aide de votre personnel.
