L’industrie de l’événementiel au niveau mondial, représentée par plus de 26 millions de professionnels à travers le monde, connait des temps difficiles en raison de la pandémie de coronavirus. À ce jour, tous ont été confrontés à l’annulation d’un événement en raison de la pandémie. Que ce soit en raison des règlements restrictifs imposés par le gouvernement et la santé publique ou d’un climat d’appréhension général parmi le public, nombreuses sont les contraintes qui mènent à l’annulation et au report généralisés des événements. Il est tout à fait compréhensible que les organisateurs d’événements peinent à prendre des décisions à court et à long terme face aux incertitudes et aux défis liés à la covid-19.
Par conséquent, nous devrions probablement réfléchir à certaines questions clés pour y faire face. En supposant que les mesures visant à limiter les rassemblements publics puissent durer un certain temps, quelle pourrait être la prochaine étape pour l’industrie de l’événementiel ? Quelles sont les principales motivations visant à promouvoir la poursuite des activités et éviter les perturbations de la chaîne d’approvisionnement ? Et quel peut être le rôle des prestataires de services aux entreprises ? Nous sommes convaincus que cette réflexion jouera un rôle essentiel dans la reprise économique mondiale post-COVID-19, en particulier lorsque les organisateurs d’événements devront impérativement équilibrer deux grandes priorités : assurer la santé et la sécurité de toutes les parties concernées et respecter leurs obligations financières – ou, du moins, réduire les pertes et les coûts d’emprunt.
Confrontés à la distanciation sociale et en l’absence temporaire de contact humain,les organisateurs d’événements doivent repenser leurs événements présentiels en ayant recours au numérique. À court terme, les services en ligne contrôleront entièrement la planification des événements et des rencontres. Tout le monde organise des webinaires gratuits et autres événements similaires afin de maintenir une relation avec leur public cible. Mais cela paie-t-il les factures ? À un moment donné, ceux-ci devront être payants. Rien n’est jamais gratuit dans la vie. Cela nous amène à une autre question pertinente. Comment le ralentissement économique attendu aura-t-il une incidence sur la capacité financière des personnes ?
Les événements hybrides peuvent devenir une tendance
Malgré l’assouplissement des restrictions sociales, un format hybride peut être l’avenir de l’événementiel,puisque l’incertitude plane toujours. Les personnes voudront-elles intégrer de grands groupes de si tôt, après des mois de distanciation sociale ? Le succès des événements futurs peut être facilement adapté si nous imaginons de petites réunions de groupes locaux (public présentiel), retransmises à des participants à distance (public en ligne), sans qu’ils aient à se déplacer ou à être présents physiquement. Nous commencerons probablement à assister à de petits rassemblements de VIP et à des événements très ciblés qui évolueront lentement vers des événements de taille moyenne, à travers le recours à la technologie pour atteindre un public plus large. Le contrôle de l’arrivée des participants et des procédures de check-in optimales seront indispensables. Le retour à la normale sera progressif.
Dans le cas où tous les événements reportés se tiendraient, comment l’organisation d’un grand nombre d’événements en simultané aura-t-elle une incidence sur la disponibilité des prestataires de services pour les événements présentiels ? En se penchant sur cette question, les organisateurs d’événements peuvent également minimiser ce problème grâce à des événements hybrides. Mais pour que la technologie soit en mesure de résoudre des problèmes logistiques, promouvoir des interactions numériques et réduire les dépenses, tout en étant respectueuse de l’environnement, une infrastructure plus solide sera nécessaire. C’est à ce moment que les prestataires de services aux entreprises entrent en jeu – en effet, bon nombre de nouvelles plateformes voient le jour et se développent plus rapidement à mesure que les entreprises s’attèlent à s’adapter. Ce sera le moment pour les fournisseurs de services de cloud, les partenaires en technologie de l’événementiel et les partenaires de distribution de fournir des solutions à l’échelle mondiale et/ou locale.
Approfondir le sujet pour organiser un événement hybride réussi supposera d’accorder une plus grande place au retour sur investissement et la réévaluation de solutions, telles que la diffusion vidéo en direct, les outils de capture et d’engagement des leads, le contrôle des accès, le système de billetterie avancée, l’intégration en direct à travers des plateformes de vidéos en ligne, des sondages interactifs en direct, entre autres. À propos, votre événement partage-t-il des contacts ainsi ?
Les organisateurs d’événements devront également revoir leurs mesures de sécurité physiques et numériques, en veillant à leur mise en œuvre.
