Capture de leads pour les événements présentiels et hybrides

Découvrez de quelle manière la technologie de récupération et de capture de leads peut vous aider à recueillir des leads de bonne qualité lors de vos événements présentiels ou hybrides

Sujets d'actualité

Qu’est-ce que la technologie de capture de leads ?

De quelle manière la technologie de capture de leads peut-elle améliorer vos événements

Comment améliorer la procédure d’inscription à l’événement

Améliorer l’expérience et l’engagement des participants

Comment gérer les événements présentiels dans un environnement sûr

Comment parvenir à une gestion durable des événements

Utilisation de la technologie de capture de leads pour la personnalisation des événements

De quelle manière la technologie de capture de leads peut-elle vous aider à mesurer le retour sur investissement de votre événement

1. Qu'est-ce que la technologie de capture de leads lors d’événements hybrides et présentiels ?

La technologie de capture de leads peut être considérée comme un processus de collecte de données auprès des participants à l’événement ou des personnes qui se sont inscrites pour y assister, visant à les rendre lisibles sur une plateforme de gestion d’événements.

1.1 Récupération de leads vs capture de leads

En fonction du type d’événement et de vos objectifs, le recours à la fois à des solutions de récupération et de capture de leads peut être nécessaire :

  • La récupération de leads consiste essentiellement en un processus de gestion des données recueillies avant que votre événement ne se produise. Elle repose sur la lecture des badges intelligents , des bracelets ou tout autre équipement de technologie portable de l’événementiel ayant pour fonction d’identifier numériquement tous les participants ;
  • La capture de leads lors d’événements hybrides ou présentiels inclut l’ajout de nouveaux contacts sur votre base de données pendant votre événement. La plupart des outils de capture de leads ont exactement les mêmes fonctionnalités que les outils de récupération de leads et sont généralement supportés par la technologie sans contact. Vous serez également en mesure de recueillir de nouveaux contacts tout en éliminant le besoin d’échanger constamment des cartes de visite sur papier ou de noter des contacts sur des téléphones mobiles / ordinateurs portables. Habituellement, ces leads sont hautement qualifiés car le système beamian garantit que les données relatives aux participants sont partagées de la manière la plus pertinente, uniquement avec ceux ayant décidé de le faire.

1.2 Méthodes de capture de données et de leads

Les données relatives aux leads peuvent être recueillies de différentes manières. Il existe en effet une quantité infinie de possibilités de collecte de données à la disposition de chaque organisateur avant, pendant et après l’événement. En voici quelques-unes :

  • Formulaires d’inscription
  • Inscription via le réseau WiFi
  • Applications mobiles d’événements
  • Sondages événementiels
  • Demandes d’informations
  • Numérisation des badges intelligents ou des codes QR

1.3 RGPD et événements

Étant donné que vous serez amené à gérer des données personnelles, n’oubliez pas que vous êtes tenu de prendre en compte certaines bonnes pratiques en matière de protection des données pour vous conformer pleinement au RGPD. Et le choix d’une solution technologique permettant une adoption rapide et efficace de ces exigences est essentiel.

2. De quelle manière la technologie de capture de leads peut-elle améliorer vos événements

Vous vous demandez de quelle manière la technologie de capture de leads peut fonctionner pour votre prochain événement ? Nous savons tous qu’iln’est plus pertinent d’organiser un événement juste pour le spectacle, vous devrez établir des indicateurs clés de performance importants pour mesurer le succès de votre événement. Voyons ce que vous gagnez en intégrant la technologie de capture de leads à vos événements présentiels ou hybrides :

  • Vous disposerez des moyens nécessaires pour gérer différentes activités sur site de manière plus efficace, telles que les processus de check-in, le contrôle des accès / de la capacité d’accueil pour des zones spécifiques via une application de suivi de l’occupation , le nombre de participants à un moment donné, mais aussi le nombre des interactions établies entre les participants et exposants ;
  • Vous serez en mesure d’analyser les entrées et sorties des événements sur la basede la date / heure de la journée et de connaître les meilleures heures pour la capture de leads ;
  • Vous aurez la possibilité de transformer les leads recueillis en opportunités de vente, puis de les utiliser pour justifier le retour sur investissement de votre événement ;
  • Réunir et organiser toutes les données relatives aux leads recueillies sur une plateforme unique ;
  • Au terme de l’événement, vous aurez accès à des informations et des données précieuses, qui vous donneront la possibilité d’organiser des éditions futures sur la base des données recueillies lors de l’événement.

Les exposants qui paient pour être présents à votre événement bénéficieront également de la technologie de capture de leads. Et leur succès est également votre succès. Ils auront entre les mains un outil interactif de capture de leads qui rend le processus d’échange de contacts bien plus simple. Comme nous l’avons déjà mentionné, le souci que représentait le transport des cartes de visite sur papier est remplacé par le partage d’expériences permettant de conclure des affaires plus efficacement.

3. Comment améliorer la procédure d'inscription à l’événement

Comme vous le savez déjà, offrir une expérience d’événement adéquate à vos participants commence bien avant le début de votre événement et signifie que vous devrez leur fournir un moyen facile de s’inscrire. Grâce à la plateforme beamian, ils peuvent le faire de manière intuitive en remplissant simplement un formulaire d’inscription ou via une solution de billetterie (lorsqu’il est question de paiements). Les exposants peuvent également s’inscrire à l’événement à l’avance.

Assurez-vous de disposer d’une solution d’inscription efficace et sûre pour votre prochain événement présentiel, hybride ou virtuel, et faites gagner du temps à vos participants en évitant tout processus d’inscription fastidieux. Plus important encore, garantissez leur sécurité avant même que votre événement ne commence.

Apprenez à créer un processus d’inscription rapide et réussi.

4. Améliorer l'expérience et l'engagement des participants

Motivées par la crise de la pandémie de coronavirus, les attentes des participants modifient entièrement la portée et la stratégie de tous les organisateurs d’événements dans le monde.

Une chose n’a cependant pas changé : les interactions réelles demeurent un point crucial de la stratégie marketing de toute marque, car le face-à-face reste le meilleur moyen de générer et de convertir des leads de nos jours. Il s’agit du pouvoir de la connexion humaine. Par conséquent, s’assurer que le public demeure impliqué (quel que soit le format de votre événement) améliore non seulement l’expérience globale des participants, mais permet également aux exposants et aux organisateurs de recueillir des données précieuses à partir de différents points de contact.

Savez-vous que l’engagement des participants ne nait pas nécessairement au moment où l’événement commence ? Il se manifeste bien avant et se poursuit bien au-delà de votre événement ! D’autres considérations clés visant à améliorer l’expérience et l’engagement des participants peuvent, par ailleurs, être prises en compte lors d’événements virtuels et présentiels.

5. Comment organiser des événements présentiels dans un environnement sûr

Assurer la sécurité des événements présentiels et hybrides ne doit pas être une tâche difficile pour les organisateurs d’événements. Elle peut, en effet, s’avérer être assez facile si la plupart des processus et des interactions ayant lieu durant l’événement deviennent numériques.

Par conséquent, en plus de créer un plan de santé et de sécurité, les organisateurs doivent également veiller à contrôler leur efficacité. Et la meilleure manière d’y parvenir consiste à utiliser les solutions technologiques émergentes en matière de sécurité des événements. Par exemple, imaginez une procédure de check-in beaucoup moins stressante si vous avez entre les mains une plateforme de gestion d’événements permettant de contrôler la densité de population au niveau des entrées. Et si vous vous souciez du succès de votre événement, sachez que les interactions physiques peuvent également être optimisées pour être plus sûres.

Grâce à la plateforme beamian, il existe un moyen de réorganiser vos événements présentiels ou hybrides sans contact, tout en recueillant des leads qualifiés et en garantissant une expérience d’événement sûre pour toutes les parties impliquées. Apprenez à gérer et optimiser les événements présentiels dans un environnement sûr.

6. Comment parvenir à une gestion durable des événements

Il est temps d’éliminer le recours au papier ! La durabilité des événements est bien plus qu’un simple principe. Elle constitue une manière profitable à tous d’organiser de grands rassemblements, car l’empreinte carbone tend à atteindre au moins mille kilogrammes de pollution de l’air par personne.

Cela profite à la planète.

Cela profite à votre marque.

Cela profite à votre budget.

Les organisateurs d’événements investissent massivement afin de réduire leurs émissions sur quelques années, mais ils ne sont pas les seuls. Les participants se soucient également de l’environnement et donnent priorité aux événements et aux marques qui partagent leurs valeurs.

Se mettre au vert est une tendance croissante dans l’industrie de l’événementiel. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles les événements hybrides jouent un rôle important, en particulier dans le cadre des événements mondiaux qui impliquent des vols internationaux. Il est fort probable que le nombre de participants soit réduit de près de moitié à l’occasion de toutes les grandes conférences.

Saviez-vous que les interactions sans contact et sans support papier sont l’un des meilleurs moyens pour rendre un événement durable ?

7. Utilisation de la technologie de capture de leads pour la personnalisation des événements

Saviez-vous que la création d’expériences de marque personnalisées est étroitement liée à la technologie de l’événementiel ? Par conséquent, la personnalisation des événements est l’un des moyens les plus efficaces de rendre les événements plus intéressants et d’optimiser la capture des données de l’événement.

La bonne nouvelle est que cela va au-delà de la simple pose de la pierre pour une utilisation plus large de la réalité virtuelle (VR), de la réalité augmentée (RA) et de l’intelligence artificielle (IA) lors d’événements. Ce ne sont là que quelques-unes des idées fiables et faciles à mettre en œuvre concernant la manière dont les organisateurs / exposants personnalisent actuellement les événements pour leurs participants :

  • Suggestions d’activités / sessions basées sur les données démographiques ;
  • Suggestions d’activités basées sur les préférences alimentaires ;
  • Offres de contenu premium / téléchargeable après l’événement (afin que vous puissiez en savoir plus sur les leads obtenus lors d’événements sans leur poser les mêmes questions que celles utilisées lors du processus d’inscription) ;
  • Newsletters post-événement / sondages NPS basés sur les interactions enregistrées pendant l’événement ;
  • Invitations personnalisées à des événements basées sur le comportement des dernières éditions / sessions de l’événement.

Comme vous pouvez le constater, la personnalisation des événements offre non seulement une expérience plus transparente pour les participants, mais permettent également aux organisateurs d’événements de bénéficier de la valeur ajoutée de la collecte d’analyses d’événements. En savoir plus sur l’utilisation de la technologie de capture de leads pour la personnalisation des événements.

8. De quelle manière la technologie de capture de leads peut-elle vous aider à mesurer le retour sur investissement de votre événement

Vous êtes-vous demandé de quelle manière la technologie de capture de leads peut vous aider à mesurer le retour sur investissement de votre événement ?

Compte tenu du fait que la plupart des entreprises allouent au moins 1/5 de leur budget marketing à des salons professionnels présentiels, il est logique de mesurer, suivre et attribuer le retour sur investissement des événements – par exemple, il semble normal que les entreprises souhaitent savoir si elles tirent un quelconque bénéfice de la vente d’entrées ou de l’inscription. En parallèle, en tant qu’organisateur d’événements, vous vous rendrez probablement compte qu’il ne sert à rien pour une entreprise qui n’a pas vraiment interagi avec vos visiteurs d’être présente lors de votre prochaine édition, n’est-ce pas ? Le fait est qu’une telle décision doit reposer sur des données.

En un mot, il s’avère plus important que jamais pour les entreprises / organisateurs de tirer davantage de bénéfices de leurs événements et de prendre des décisions fondées sur les données via la technologie liée à l’événementiel.

Permettez-nous de vous montrer comment repenser vos événements à travers la technologie pour garantir la sécurité et le succès de votre événement.